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管理文件架構,讓制度與流程共存

如何處理制度和流程的關系,以及什么時候用制度,什么時候用流程,是很多流程管理者都為之糾結的問題。

如何處理制度和流程的關系,以及什么時候用制度,什么時候用流程,是很多流程管理者都為之糾結的問題。你可能聽過這樣的答復:多畫流程,少寫制度。說了等于沒說,是吧?

我對這個問題的看法是:可共存,可互補,從根源解決。


首先,我對制度和流程關系的處理,基于三個假設:

1. 流程無法表達所有的業務活動。

2. 滿足一定格式和規范的文件,才可稱之為流程文件。

3. 管理體系應該先做好頂層設計,自上而下,從粗到細。

其次,構建業務架構和文件架構的概念。

無論是制度,還是流程,其存在的目的都是為了規范和促進業務的開展,因此都是依附于業務活動(架構)而存在的。同樣,無論是制度,還是流程,都屬于文件的表現形式之一,因此是可以在管理文件這個框架內進行統一規劃的。

將企業的業務活動從抽象到具體地進行分解,直至形成四級業務架構,例如人力資源-招聘-校園招聘-校園招聘需求管理

同樣,根據自上而下的體系設計特點,為管理文件架構定義四個層次:

1. 管理政策:基礎性、概括性的管理方針和政策;

2. 制度:某一業務或專業領域的總體管理要求;

3. 流程:作為對制度的細化和補充,對某一具體業務或管理活動提出具體的規范和要求;

4. 工作指導書:從確保過程質量的角度,詳細描述執行某個事務或活動所需要的詳細步驟。


最后,對照業務架構和文件架構,梳理管理文件。

一級業務活動制定政策;二級業務活動制定制度;三、四級業務制定流程或者工作指導書。

舉個例子可能比較容易理解:

企業的一級業務活動包括戰略管理、營銷、研發、供應鏈、財務、人力資源等;

戰略管理的二級業務活動包括:規劃管理、(年度)計劃管理、組織績效管理等;

規劃管理的三級業務活動包括:中長期規劃、情報收集與分析、課題研究、對標管理;

中長期規劃的四級業務活動包括:規劃制定、規劃執行與監控、規劃調整。

對應業務架構,梳理管理文件如下:

對應一級業務活動戰略管理,可以有《戰略管理政策》;

對應二級業務活動規劃管理,可以有《戰略規劃管理制度》;

對應三級業務活動中長期規劃,可以有《中長期規劃管理流程》;

對應四級業務活動規劃制定,可以有《規劃制定流程》或《規劃制定工作指導書》。

這樣做有什么好處?

1. 解決了制度和流程如何共存、如何配合的問題;

2. 其次可以對管理文件建立一個全局性認識(整個企業到底有多少管理文件),利于管理文件的增補、修訂;

3. 文件實現模塊化,便于更新和維護(越上級的文件越概括、越穩定,更新會更多的發生在下級的流程和工作指導書);

4. 可以為不同層級管理文件的編寫,提供具體的模版、參考和指導,真正解決管理文件編寫者的困擾。

這樣會不會有很多管理文件?

是的,某些情形下可能存在比較多的管理文件。但管理文件的多少,完全取決于業務的復雜程度。

例如一個只有5個一級業務活動的小規模企業,如果三級業務大多比較簡單、不需要設計流程,而可以由二級業務對應的制度直接覆蓋的話,管理文件其實只有十來份就可能足夠了。

但如果一個有10個一級業務,40個二級業務,200個三級業務的中型企業來講,要實現規范化和精細化管理,做到凡事有章可循、有法可依,上百份甚至數百份的管理文件相信也并不過分。關鍵在于每份文件都與業務架構中的主要業務活動相對應,并有著獨立存在的必要。

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